Hinweise zum Arbeiten in der Agora…

Technisches

{Nach Neuordung}

Zugang

Um in Arbeitskreis mitarbeiten zu können und Zugriff auf die Dokumente zu bekommen, schicke bitte dem entsprechenden Koordinator eine Email / gehe zu einem der Treffen. Die Freischaltung für die Mailingliste funktioniert automatisch auch für die entsprechenden Google-Dokumenten-Folder.

Wir benutzen die folgenden Kanäle (Beispiel-Links für den AK Ökonomie):

• Google-Gruppen für die Email-Verschickung und Diskussion. Es lässt sich zum einen per Email als auch online posten. Online lassen sich Emailstränge verschiedenen Kategorien zuordnen, sowie alte Diskussionen archivieren und (für neue Gruppenmitglieder) nachvollziehen.
  • Gruppe des AK Ökonomie: https://groups.google.com/forum/#!forum/agora-koeln_ak-oekonomie / alternative Ansicht
  • Email-Adresse: agora-koeln_ak-oekonomie@googlegroups.com 
• Google-Drive-Folder für den Austausch und die Archivierung von Daten.
  • Folder des AK Ökonomie: https://drive.google.com/#folders/0B68W5q-zvcLubTNuYW0taHBIWlU
• Zentraler Kalender für Treffen:
• • Einsehbar unter http://www.agorakoeln.de/termine/
  • Um den Kalender bearbeiten zu können, muss man freigegeben werden. Bitte Email an finanzen@agorakoeln.de schicken (ändert sich, wenn wir konsequent google groups benutzen!)

Regeln für Mailinglisten und Dokumente

Bei Mailinglisten:

• Bitte vermeidet lange Diskussionen über Email. Grade bei dringlichen Abstimmungen oder Konflikten lässt sich
• Keine Anhänge! Dokumente sollten prinzipiell in der Google-Drive-Struktur abgelegt werden, damit alle Zugang auf die jeweils aktuelle Version haben.

Bei Dokumenten:

• Füge Ordner, für die du freigegeben wirst, durch „Add to my Drive“ zu deinem Google-Drive-Ordnerbaum hinzu. Dann findest Du sie schneller.
• Lösche oder überschreibe nichts, es sei denn, es ist dein eigenes Dokument oder du hast die Verantwortung dafür übergeben bekommen.
• Halte dich an die existierenden Ordnerstrukturen. Lege Dokumente immer in bestehenden Agora-Ordnern an, nicht in deinem eigenen google-drive-Ordner (da sie dann einzeln freigegeben werden müssen und später nicht mehr auffindbar sind…)
• Benennen Dokumente sinnvoll, d.h. mit einem allgemein und intuitiv verständlichen Namen:
  • Beispiel: Statt „ideen-klaus.doc“ lieber „FilmCrowdfunding-Ideensammlung_2013-11-13“
• Um Dateien zeitlich und personell zuordnen zu können, benutzt bitte die folgenden Konvention „JJJJ-MM-TT_GREMIUM_TITEL_KÜRZEL”
• • Beispiel: “2013-11-12_AK-Oek_BudgetplanNeu_MHe
• Bei ständig aktualisierten Dokumente nutze bitte google-docs statt normalen Dokumenten – diese lassen sich online und von verschiedenen Benutzern gleichzeitig bearbeiten. Grade in Stress-Situation hilft dies, damit alle die jeweils aktuelle Dateiversion haben.
• Je nach AK bekommst Du Einblick in eine Reihe von Interna – nicht alle Informationen gehören an die Öffentlichkeit, und nicht alles läuft immer rund. Nutze Dein Wissen verantwortungsbewusst.

Für Admins

• Um die Google-Group-Mitglieder automatisch für den Google-Drive freizugeben, kann man die Google-Group-Mailaddresse unter den „shared“-Adressen für den Folder freigeben.  
• Stellt die Google-Group am Besten auf „alle dürfen posten“ – die meisten Mitglieder benutzen verschiedene Email-Adresse, dies hilft frustrierende Fehler-Meldungen zu vermeiden. 

Stand des Umzugs

• Auf google-groups eingerichtet sind:
  • AK Ökonomie
  • AK Freiraum
  • die „Ehrenfelder AKs“
• Noch auf dem alten System sind
  • AK Presse/ÖA
  • AK Sülz
  • AK Nachbarschaften (aufgelöst)
  • AK TDGL (aufgelöst)